Prípravné trhové konzultácie a ich aplikácia pri nákupe informačno-komunikačných technológií

Verejní obstarávatelia¹⁾ pri príprave verejných obstarávaní len v malej miere získavajú informácie z od­borného prostredia, ako aj o ponuke na trhu, aj keď sami nemajú dostatočnú odbornosť pre špecializované oblasti (napr. IKT, t.j. informačno-komunikačné technológie), na ktoré nie je zameraná ich hlavná činnosť. Prichádzajú tak o praktické skúsenosti a reálny pohľad na pripravované súťažné podmienky a ďalšie aspekty nákupu, ktoré do súťažných podkladov zahrnú.

Nákupy IKT vo veľkom množstve prípadov vykonávajú inštitúcie, ktoré sú, takpovediac, v pozícii slabšej strany - "kvázispotrebiteľmi". Nie je primerané požadovať, aby mali verejní obstarávatelia znalosť o najnovších technologických riešeniach. Je však na mieste trvať na tom, aby si verejný obstarávateľ pred vykonaním nákupu zistil, aké možnosti mu trh ponúka. Bežnou chybou je, ak verejný obstarávateľ predpokladá, že môže realizovať zákazku bez toho, aby s trhom konzultoval, overoval svoje návrhy. Nie všetky obstarávania sú však realizovateľné. Postupy verejného obstarávania môžu zlyhať, lebo ani jeden hospodársky subjekt nepredložil ponuku alebo ani jedna ponuka nebola prijateľná. Niekedy trh jednoducho nie je schopný dodať požadované práce, tovary alebo služby. Problémy sa môžu týkať technologickej vyspelosti, nadmerne nasýteného dopytu alebo neprijateľnej úrovne prenosu rizika. Verejný obstarávateľ možno hľadá niečo, čo presahuje súčasné kapacity trhu, alebo stanovil nereálne lehoty, podmienky účasti a rozpočet.²⁾

Častým dôvodom slabej komunikácie medzi verejnými obstarávateľmi a dodávateľmi je obava z porušenia princípu rovnakého zaobchádzania³⁾, ku ktorému by mohlo dôjsť v prípade nekontrolovaného a netransparentného zdieľania "informácií o detailoch" pripravovanej súťaže. Pod nízky počet vykonávaných PTK sa podpisuje aj malá doterajšia skúsenosť s týmto relatívne novým inštitútom a absencia vyššej miery proaktivity verejných obstarávateľom. Dôsledkom je príprava súťažných podkladov verejných obstarávaní, takpovediac, "od stola", bez reflexie na existujúcu hospodársku súťaž, možnosti trhu, nové postupy a technológie a pod.

Pokiaľ ide o plánovanie, z osvedčených postupov vyplýva, že dôkladný prieskum trhu, vykonaný cez PTK pred zverejnením oznámenia o vyhlásení verejného obstarávania, môže byť veľmi užitočný⁴⁾.

Nie je pochýb, že pre riadnu prípravu súťažných podkladov a úspešné obstaranie nákupu je potrebné vopred osloviť:

Prípravné trhové konzultácie nie sú povinným krokom pri verejnom obstarávaní. Pre zvýšenie frek­vencie používania tohto vhodného nástroja je potrebná aktívna osveta, tvorba metodík, odporúčaní a praktických príkladov.

Kroky verejného obstarávateľa by mali čo najviac odzrkadľovať správanie rozumného spotrebiteľa. V súkromnom sektore je bežné, že nakupujúca osoba aj viackrát komunikuje pred uzatvorením obchodu s dodávateľmi a konzultuje svoje potreby a predstavy, aby dosiahla čo najefektívnější nákup. To sa však v súčasnosti u verejných obstarávateľov nedeje a ešte donedávna sa nedialo ani na úrovni európskych inštitúcií, ktoré inštitút PTK do právneho poriadku zaviedli. Európsky dvor audítorov sa v roku 2016 venoval otázke, ako efektívne európske inštitúcie vo svojich verejných obstarávaniach sprístupňujú svoje nákupy súťažiteľom. Pri vykonaní auditu bolo zistené, že nie všetky výbery postupov podporili hospodársku súťaž v čo najširšom rozsahu. Väčšina inštitúcií Európskej únie nemala žiadnu politiku na uskutočnenie trhovej konzultácie pred začatím oficiálneho postupu obstarávania. Výsledky auditu sú zhrnuté v osobitnej správe č. 17/2016, v ktorej sa ako odporúčanie uvádza, že by inštitúcie Európskej únie mali okamžite začať využívať PTK kedykoľvek je to vhodné, s cieľom pripraviť obstarávanie a informovať hospodárske subjekty o svojich plánoch obstarávania. Reakciou Európskeho parlamentu, Rady Európskej únie a Európskej komisie bolo prijatie interných predpisov pre obligatórne použitie PTK. Vzhľadom na výsledok auditu je možné uzavrieť, že je dôležité vykonať trhové konzultácie pred začatím procesu verejnej súťaže s cieľom poznať trh a pripraviť úspešný proces verejnej súťaže.

Za takmer 3 roky účinnosti zákona č. 343/2015 Z.z. o verejnom obstarávaní (ďalej aj "ZVO" alebo "zákon o verejnom obstarávaní"), ktorý PTK do právneho poriadku zaviedol, možno vo Vestníku verejného obstarávania nájsť 26 prípadov oznámení nadlimitných a podlimitných verejných obstarávaní, u ktorých boli vykonané PTK.⁵⁾ To je vzhľadom na celkové množstvo oznámených súťaží veľmi nízky počet. Ani jedno z týchto predbežne konzultovaných verejných obstarávaní sa netýkalo dodávok alebo služieb súvisiacich s IKT.

Prípravné trhové konzultácie boli do postupov verejného obstarávania zavedené smernicou Európ­skeho parlamentu a Rady 2014/21/EÚ z 26. februára 2014 o verejnom obstarávaní⁶⁾ a smernicou Európskeho parlamentu a Rady 2014/25/EÚ z 26. februára 2014 o obstarávaní vykonávanom subjektmi pôsobiacimi v odvetviach vodného hospodárstva, energetiky, dopravy a poštových služieb⁷⁾. Do slovenského právneho poriadku bol inštitút zakotvený zákonom o verejnom obstarávaní s účinnosťou od 18. apríla 2016. Predchádzajúca právna úprava v zákone č. 25/2006 Z.z. o verejnom obstarávaní postup, ako získať potrebné informácie od dodávateľov, neupravovala, no ani nezakazovala. Verejný obstarávateľ aj podľa už neúčinnej právnej úpravy mohol pred začatím získavať informácie od dodávateľov, ak dodržal základné zásady, ktorými sa verejné obstarávanie riadi. Za predchodcu PTK je možné označiť obstaranie postupom súťažného dialógu. Výhodou PTK oproti súťažnému dialógu je, že nejde o samostatný formalizovaný obstarávací postup a ich priebeh, a pravidlá sú výrazne neformálnejšie a voľnejšie, čo má v konečnom dôsledku za následok najmä úsporu času.

Obsahom PTK však nemusí byť len samotné technické riešenie, ale aj ostatné okolnosti súťaže, ako napríklad primeranosť podmienok účasti a obchodné podmienky (napr. primeranosť doby dodania, etapizácia projektu atď.), a to s cieľom čo najširšej a férovej súťaže bez diskriminačných podmienok.

Podstúpiť PTK je potrebné najmä v prípadoch, keď je predmetom obstarávania riešenie podľa individuálnych požiadaviek alebo ak na trhu existuje viac technických alternatív alebo skupín subjektov, ktoré môžu dielo dodávať. Rovnako ak aj verejný obstarávateľ nemá dostatočnú znalosť, odbornosť a skúsenosť so zadefinovaním predmetu zákazky, či už z koncepčného, technického, alebo prevádzkového hľadiska.

Prípravné trhové konzultácie sa môžu viesť aj za účasti asociácií združujúcich účastníkov trhu, nie je však možné zabudnúť na prípadnú účasť malých a stredných podnikateľov (najmä mikropodniky a malé podniky), ktoré predstavujú hnaciu silu inovácií v Európskej únii.

Tento dokument má za cieľ motivovať verejných obstarávateľov, aby používali PTK, vytvoriť detailnejší a praktickejší rámec na využitie PTK verejnými obstarávateľmi v prípade, že nakupujú tovar alebo službu s predmetom IKT, pri ktorom nemajú verejní obstarávatelia dôkladnú, exaktnú predstavu, ako aj o možnostiach dodávateľov na trhu.

Zvýšenie intenzity PTK a väčšia motivácia verejných obstarávateľov ku komunikácii s perspektívnymi dodávateľmi pred začatím verejného obstarávania je cieľom nielen na úrovni Európskej únie, ale taktiež na úrovni národnej.

V súčasnosti sú PTK právnym predpisom upravené ako fakultatívne. Nastavenie PTK s dodávateľmi ako paušálne obligatórnej súčasti verejných obstarávaní nie je na mieste, keďže by mohlo ísť o zbytočný krok, ak verejnému obstarávateľovi vypomáha s prípravou súťažných podkladov dostatočne zdatný odborný externý konzultant alebo ak má verejný obstarávateľ dostatočnú znalosť o možnostiach trhu z predchádzajúcich súťaží alebo zo svojej činnosti. Verejný obstarávateľ by mal mať sám záujem na dobrej príprave súťažných podkladov a dobrom výsledku súťaže, čo je práve cieľom PTK, no z malého množstva vykonávaných PTK je zrejmé, že sa tak nedeje.

Otázkou je, ako dosiahnuť častejšieho a efektívneho využitia tohto inštitútu. Obligatórnosť PTK bez vnútornej motivácie verejného obstarávateľa na ich riadnom priebehu by mohla mať za následok mnohé, no len formálne vykonané PTK bez prínosu pre verejné obstarávanie. Súčasný stav úplnej voľnosti pri rozhodovaní o použití PTK taktiež nie je vyhovujúci. Verejní obstarávatelia pred začatím verejného obstarávania s dodávateľmi nekomunikujú, keďže je to čas a práca navyše, ale taktiež riziko revíznych postupov z dôvodu porušenia zásady transparentnosti a rovnakého zaobchádzania ešte pred začatím verejného obstarávania.

Prípravná trhová konzultácia pred začatím oficiálneho postupu verejného obstarávania je dôležitá na optimalizáciu požiadaviek a technických špecifikácií určených v súťažných podkladoch, a na overenie dostupnosti a vôle potenciálnych uchádzačov zúčastniť sa na tomto postupe.

Európska komisia a Európsky parlament identifikovali PTK, okrem iného, ako jeden z vhodných nástrojov boja proti korupcii, keďže by znamenali väčšiu transparentnosť.⁸⁾ Prípravné trhové konzultácie sú zvlášť relevantné pre neštandardné alebo nepravidelné nákupy.

Výhody konzultácií :

Výhody konzultácií :

:

Postup a pravidlá vo všeobecnej rovine upravuje metodika verejného obstarávania Úradu pre verejné obstarávanie¹⁰⁾. Inštitút je právne upravený v § 25 ZVO. Ďalej v texte sú opísané odporúčania pre aplikáciu PTK v praxi.

Základný postup PTK by sa dal zhrnúť do týchto krokov:

Prípravné trhové konzultácie sa môžu zahájiť:

Prípravné trhové konzultácie je možné viesť s individuálne oslovenými subjektmi alebo so subjektmi, ktoré prejavili záujem sa PTK zúčastniť na základe verejnej výzvy. V prípade, že verejný obstarávateľ chce osloviť len ním vybrané subjekty, musí si sám vopred urobiť prieskum o tom, ktoré subjekty je vhodné osloviť.

Odporúčaným spôsobom zahájenia verejných PTK je oznámenie týchto konzultácií prostredníctvom predbežného oznámenia zverejneného na európskej úrovni [TED (Tenders Electronic Daily - dodatok k Úradnému vestníku EÚ)¹²⁾ pri nadlimitných zákazkách], ako aj na národnej úrovni (Vestník verejného obstarávania v prípade nadlimitných aj podlimitných zákaziek).

Nie je vylúčené ani zverejnenie prostredníctvom profilu verejného obstarávateľa/obstarávateľa alebo prostredníctvom jeho webového sídla. Vhodné je požiadať o publikáciu odborné združenia, ktoré informáciu o PTK rozšíria medzi svojich členov (napr. ITAS, Partnerstvá pre prosperitu, Slovenská informatická spoločnosť alebo Slovensko.Digital).

V niektorých členských štátoch Európskej únie verejné subjekty realizujú PTK prostredníctvom špeciálnej sekcie svojho webového sídla označenej napríklad ako a pod. Rizikom tejto formy zverejnenia je, že trhové subjekty sledujú primárne TED a Vestník verejného obstarávania, a tým pádom je oslovená menšia časť trhu.

V prípade, ak má verejná výzva zapojiť nielen uchádzačov, ale širší okruh odborne zdatných osôb, je vhodné osloviť aj príslušné odborné združenia alebo neziskové organizácie. Verejný obstarávateľ by sa však mal vyhnúť konzultáciám so subjektmi, ktoré nie sú pre danú zákazku relevantné.

Autori sú skôr naklonení realizovať zverejnenie PTK cestou predbežného oznámenia vo Vestníku verejného obstarávania, keďže tento informačný prostriedok je trhovými subjektmi dobre sledovaný a transparentný.

¹³⁾

Verejný obstarávateľ v prvom rade oboznámi účastníkov so svojimi potrebami (napr. vo forme prezentácie), ktoré chce pripravovaným verejným obstarávaním uspokojiť, a so súčasným stavom a podmienkami u verejného obstarávateľa, ktoré sú predispozíciou pre realizáciu dodávky alebo služby.

V praxi predovšetkým pri zložitejších projektoch možno PTK viesť v rámci viackolových konzultačných rokovaní, v rámci ktorých môžu hospodárske subjekty predkladať návrhy riešení jednotlivých častí projektu.

O subjektoch, ktoré sa PTK zúčastnili, je nutné urobiť záznam. Nasledujú otázky verejného obstarávateľa voči účastníkom PTK. Príklady okruhov, ako aj relevantných otázok, ktoré môžu byť predmetom PTK, sú uvedené ďalej.

I----------------------------------------------------------------------------I I Okruhy a otázky pre PTK (odporúčania)                                      I I-----------I----------------------------------------------------------------I I Predmet   I Sú identifikované a zrozumiteľné všetky koncepčné              I I zákazky   I požiadavky/problémy verejného obstarávateľa?                   I I           I                                                                I I           I Je jasné, ktoré vlastnosti ponuky predstavujú pre verejného    I I           I obstarávateľa najväčšiu pridanú hodnotu a ktoré najmenšiu?     I I           I                                                                I I           I Sú technické potreby verejného obstarávateľa dostatočne        I I           I definované?                                                    I I           I                                                                I I           I Akými existujúcimi technickými riešen